Piața țigărilor electronice din România este într-o expansiune constantă, susținută de o rată ridicată a fumătorilor (peste 30% din populație) și de un ecosistem comercial tot mai divers. Magazine specializate precum Smokemania, Voore, VAPS sau Merlin au contribuit la maturizarea segmentului, în timp ce popularitatea vape-urilor de unică folosință continuă să accelereze vânzările.
La nivel național, vorbim despre un business de ordinul miliardelor de lei anual, dar și despre o industrie mult mai complexă decât pare la prima vedere. Dincolo de creștere, distribuția de produse de vaping vine cu o serie de provocări operaționale semnificative, mai ales pentru companiile care integrează mai multe canale de vânzare.
Complexitatea din spatele unei piețe în creștere
Un jucător relevant din această industrie – activ atât prin magazine proprii, cât și printr-un portal dedicat și rețea B2B – s-a confruntat cu blocaje tipice scalării rapide:
- lipsa unui sistem unificat pentru comenzile din multiple surse (online propriu, marketplace-uri, clienți EDI)
- necesitatea actualizării stocurilor în timp real pentru a evita vânzarea unor produse indisponibile
- gestionarea complexă a politicilor comerciale personalizate pentru clienții B2B
- ineficiențe în procesele de picking, packing și livrare
- lipsa unei imagini financiare și operaționale centralizate
- creșterea volumului de vânzări care a expus nevoia de integrare completă cu firmele de curierat, bănci și sisteme fiscale (e-Factura, e-Transport)
Pe scurt, creșterea businessului depășise capacitatea infrastructurii operaționale existente. Această companie a contractat NEXT iSolutions pentru implementarea unui sistem digital care să permită automatizarea activității.
Soluția: un sistem ERP + WMS complet integrat
Pentru a răspunde acestor provocări, am colaborat cu clientul pentru dezvoltarea și implementarea unui sistem digital extins și personalizat, construit pe baza unui sistem ERP integrat cu soluția NEXT WMS. Obiectivul a fost clar: digitalizarea completă a întregului lanț de distribuție, de la comandă până la livrare și raportare financiară.
Integrarea canalelor de vânzare într-un singur flux
Primul pas a fost unificarea tuturor surselor de comandă într-un singur sistem:
- preluarea automată a comenzilor din portalul online și eMAG
- sincronizarea în timp real a stocurilor și a statusurilor comenzilor
- aplicarea automată a politicilor de preț, în funcție de canal și tip de client
- generarea automată a facturilor și asocierea lor direct în conturile clienților
- operare simultană B2C și B2B în aceeași platformă, dar cu reguli comerciale diferite
A fost dezvoltat și un conector dedicat pentru integrarea completă a platformei online cu ERP-ul central.
WMS și control total asupra stocurilor
În depozit, implementarea modulului WMS a schimbat fundamental modul de lucru:
- operațiuni de picking și packing realizate prin scanere
- actualizare în timp real a stocurilor
- rezervare automată a produselor în momentul plasării comenzii
- eliminarea supravânzărilor și a erorilor de stoc
Rezultatul a fost un control mult mai strict asupra inventarului și o creștere semnificativă a vitezei operaționale.
Automatizarea completă a fluxurilor comerciale și financiare
Un alt pilon important a fost integrarea proceselor comerciale și financiare:
- gestionarea automată a prețurilor negociate B2B în funcție de client
- integrare EDI pentru preluarea automată a comenzilor de la clienții mari
- import automat al extraselor bancare (format MT940)
- preluarea borderourilor de la curieri pentru reconcilierea livrărilor
- suport complet pentru e-Factura și e-Transport
- rapoarte operaționale și financiare centralizate, în timp real
Practic, întreg fluxul financiar a devenit complet automatizat și conectat la operațiuni.
Planificarea aprovizionării bazată pe date reale
Un modul dedicat de aprovizionare a fost configurat pentru a susține deciziile de stoc:
- estimarea necesarului de aprovizionare pe baza vânzărilor istorice
- corelarea cu sezonalitatea și tendințele de consum
- optimizarea nivelurilor de stoc pentru a reduce blocajele și supra-stocarea
Aprovizionarea a devenit astfel un proces predictiv, nu reactiv.
Rezultatele: eficiență operațională și scalabilitate reală
După implementare, impactul s-a reflectat direct în performanța businessului:
- automatizarea completă a fluxului comandă → livrare → facturare
- reducerea erorilor umane și a timpilor de procesare
- trasabilitate completă a stocurilor și comenzilor pe toate canalele
- decizii mai rapide, bazate pe date consolidate în timp real
- flexibilitate crescută în relația cu partenerii B2B prin EDI și reguli automate
- îmbunătățirea experienței clienților prin disponibilitate reală și procesare rapidă
- scalare mai ușoară a rețelei comerciale fără blocaje operaționale
Dincolo de eficiență, cel mai important rezultat a fost crearea unui model operațional care poate susține creșterea fără a crește proporțional complexitatea.
Acest proiect demonstrează clar că, într-o industrie în plină expansiune, digitalizarea nu mai este un avantaj opțional, ci o condiție de scalabilitate. Prin integrarea completă a ERP-ului cu WMS-ul și a tuturor canalelor de vânzare, clientul a trecut de la un model operațional fragmentat la un ecosistem unificat, automatizat și predictiv.
Ce spune clientul:
„Pentru noi, digitalizarea nu e doar un pas înainte, ci o alegere strategică. Am reușit să conectăm complet operațiunile din online, offline și B2B, să răspundem mai rapid clienților și să ne adaptăm din mers la tot ce e nou în industrie. Suntem mereu conectați la trenduri, dar mai ales pregătiți să le transformăm în valoare reală pentru clienții noștri.”
Le mulțumim pentru colaborare și le dorim succes în dezvoltarea activității.