Dacă lucrezi în distribuție sau retail, există o mare probabilitate că te-ai confruntat cel puțin o dată cu situația în care sistemul îți spune că ai marfă, dar marfa pur și simplu nu se găsește. Nu e o problemă specific românească și nu ține neapărat de dimensiunea afacerii. Am citit statistici din EU care arată că 63% dintre managerii din distribuție și retail se confruntă cel puțin o dată pe săptămână cu situația de a nu putea localiza marfa pe care sistemul o indică drept existentă în stoc. Mai mult, 24% dintre manageri raportează această problemă în mod recurent — fie în depozit, fie chiar pe rafturile magazinelor.

Stocurile fantomă nu pot fi eliminate complet, dar pot fi reduse drastic. Cheia stă în proceduri clare, fluxuri de lucru bine definite și digitalizarea operațiunilor din depozit.

Ce sunt stocurile fantomă și de ce apar?

Stocurile fantomă sunt produsele care apar în sistemul de gestiune ca disponibile, dar care fizic nu există sau nu pot fi găsite la locația indicată. Diferența dintre scriptic și faptic creează haos operațional și pierderi financiare reale.

Cauzele sunt multiple și adesea se suprapun:

• Erori umane la recepție sau expediere — date introduse greșit, scanări omise, înregistrări duble. Sunt cele mai frecvente și, totodată, cele mai ușor de controlat prin proceduri și instrumente potrivite.
• Furturi și sustrageri — interne sau externe, acestea se reflectă în discrepanțe de stoc care rareori sunt identificate în timp real.
• Deteriorări și expirări neînregistrate — produsele scoase din uz care nu sunt scăzute din sistem rămân „în stoc" la nesfârșit.
• Retururi procesate greșit — marfa returnată ajunge în zone nepotrivite sau nu este repusă corect în evidență.
• Inventarieri defectuoase — un inventar realizat cu lipsuri metodologice poate valida scriptic un stoc care nu există, perpetuând problema.
• Erori la nivel de master data, ca de exemplu numar de bucati pe bax, pe palet etc.

Cum te afectează concret?

Efectele stocurilor fantomă nu sunt abstracte. Ele se traduc în costuri și pierderi măsurabile:

• Vânzări ratate și clienți nemulțumiți. Sistemul permite plasarea unei comenzi pe un stoc care nu există fizic. Rezultatul: întârzieri la livrare, anulări și, în timp, pierderea încrederii clienților. Statisticile arată că 77% dintre manageri admit că au pierdut clienți deoarece nu au putut localiza fizic stocul la timp.
• Blocarea capitalului. Stocurile fantomă distorsionează prognozele de achiziție. Compania comandă produse pe care, teoretic, le are deja, imobilizând lichidități fără nicio justificare reală.
• Costuri operaționale crescute. Timpul pierdut de angajați în căutarea mărfii, refacerea comenzilor, gestionarea reclamațiilor — toate se adună într-un cost invizibil, dar consistent.
• Riscuri de conformitate fiscală. În contextul obligațiilor de raportare precum sistemul RO e-SAF-T, o gestiune incorectă a stocurilor poate atrage atenția autorităților fiscale și genera sancțiuni.

Ce poți face?

Soluția nu constă într-o singură acțiune, ci într-o abordare sistematică. Pe de o parte, ai nevoie de proceduri și fluxuri de lucru clare — de la recepție până la livrare, fiecare operațiune trebuie să fie standardizată și trasabilă. Pe de altă parte, ai nevoie de un instrument digital care să susțină aceste proceduri și să elimine dependența de factorul uman acolo unde este posibil.

Un sistem WMS (Warehouse Management System) cum e NEXT WMS, spre exemplu, cu funcționalități de scanare mobilă și inventariere în timp real este răspunsul la ambele nevoi.  Sistemul pune ordine în întreaga activitate a depozitului, oferă transparență completă asupra mărfurilor și permite chiar și operatorilor mai puțin experimentați să deruleze corect operațiunile specifice.

Cum arată un depozit care a rezolvat problema?

Companiile care utilizează NEXT WMS au implementat un model operațional în care stocurile fantomă sunt aproape inexistente. Avem clienți care recepționează, depozitează și livrează zilnic peste 2.500 de baxuri de produse cu o acuratețe de 99,98%.

Cum funcționează în practică?

• Recepția se face pe bax, cu formare de paleți etichetați și task-uri automate de putaway. Sistemul recomandă locația optimă de depozitare în funcție de rankingul produselor (zona A — cele mai vândute, aproape de livrare; zona B — la mijloc; zona C — în spate), proximitatea față de același reper și principiul top-down. Produsele neconforme sunt semnalate automat și înregistrate separat.
• Replenishment-ul zonei de picking este generat automat pe baza vitezei de rotație a produselor și a necesarului din comenzile active, astfel încât locațiile de picking să fie mereu aprovizionate la nivelul corect.
• Livrările funcționează pe baza unui flux de picking divizat — paleți omogeni sunt gestionați de operatori cu motostivuitor, fracțiile de altă categorie de utilizatori. Fiecare palet este scanat la predarea în zona de livrare, iar închiderea unui picking incomplet necesită aprobarea supervizorului. Ambalarea și verificarea sunt realizate de un utilizator diferit, care rescaneaza fiecare produs, garantând o a doua validare.
• Încărcarea în camion se face tot cu scanare obligatorie. Șeful de depozit creează ruta prin drag-and-drop, iar sistemul nu permite închiderea rutei dacă nu au fost scanați toți paleții — o măsură simplă care elimină eroarea de a uita marfă pe platformă.

Toate aceste operațiuni aduc o vizibilitate completă asupra stocurilor, atenție, în timp real. Orice utilizator, indiferent de experiență, știe în orice moment ce stoc există într-o locație, ce cantitate a fost rezervată în picking-uri active și care este statusul fiecărei comenzi. Asta pentru că are toaet aceste informații pe dispozitivul mobil, direct în depozit.

Rezultatul? Trasabilitate completă pe lot, produs, client și furnizor. Știi ce s-a încărcat în fiecare camion, când și cât a durat. Capitalul circulă eficient, livrările sunt corecte, iar stocurile fantomă nu mai sunt o problemă cu care să pierzi timp și bani.

Dacă vrei să afli mai multe despre cum poate fi implementat NEXT WMS în depozitul tău, vizitează nextisolutions.ro/next-wms sau contactează echipa Next iSolutions, ai chiar aici mai jos telefon și email.