În businessul de vânzare/distribuție de electronice, creșterea nu vine doar din deschiderea unor noi magazine sau extinderea portofoliului de produse, ci din capacitatea de a gestiona mai multe comenzi rapid, corect și integrat. Pentru numeroase companii care importă și distribuie produse electronice/tehnice, realitatea zilnică înseamnă comenzi venite din mai multe canale, stocuri în permanentă mișcare, furnizori diferiți și presiunea conformării fiscale digitale.
Așa începe povestea unuia dintre clienții noștri din domeniul importului, distribuției și comerțului electronic de componente electronice, un business matur, cu activitate atât online, cât și offline, care a ajuns într-un punct critic: procesele manuale nu mai țineau pasul cu ritmul vânzărilor.
Provocarea: creșterea complică lucrurile
Clientul opera simultan un magazin online propriu, vânzări prin marketplace-ul eMag și un magazin fizic. Fiecare canal funcționa corect individual, dar lipsa unei platforme centrale genera blocaje:
- comenzile erau preluate manual, cu risc de erori și întârzieri;
- lansarea comenzilor către furnizori era greoaie și dificil de corelat cu stocurile reale;
- inventarele și transferurile între gestiuni erau greu de urmărit;
- datele financiare nu ofereau vizibilitate în timp real;
- noile cerințe fiscale digitale (SAF-T, e-Factura, e-Transport) necesitau o soluție rapidă și sigură de conformare.
Era clar că businessul avea nevoie de mai mult decât un software punctual. Avea nevoie de un sistem ERP integrat, adaptat comerțului modern.
Soluția: SoftOne ERP, implementat și personalizat de Next iSolutions
Alegerea a fost SoftOne ERP, pentru care, ca partener certificat SoftOne, avem experiență în proiecte complexe de integrare și automatizare. Implementarea a urmărit un obiectiv clar: unificarea tuturor fluxurilor într-o singură platformă, fără a afecta continuitatea operațiunilor.
Automatizare pe lanțul de aprovizionare
Prin modulul de aprovizionare din SoftOne ERP, procesul de relaționare cu furnizorii devine mult mai clar și mai eficient. Comenzile sunt lansate pe baza necesarului real, calculat din stocuri și vânzări, eliminând estimările aproximative și suprastocarea. În plus, prețurile și disponibilitatea produselor furnizorilor sunt integrate direct în sistem, ceea ce permite luarea rapidă a unor decizii corecte și bine fundamentate, fără verificări suplimentare sau schimburi inutile de informații.
Control total asupra stocurilor
Gestionarea stocurilor nu mai este un proces consumator de timp, ci o activitate predictibilă și ușor de controlat. SoftOne ERP permite realizarea de inventare rapide și precise, oferind o imagine clară asupra cantităților disponibile. Transferurile între gestiuni sunt urmărite transparent, iar mișcările interne și consumurile sunt monitorizate în timp real, astfel încât fiecare produs poate fi localizat și gestionat corect în orice moment.
Vânzări integrate, indiferent de canal
Unul dintre cele mai importante avantaje ale implementării SoftOne ERP este integrarea completă a tuturor canalelor de vânzare într-un singur flux operațional. Comenzile din magazinul online propriu sunt preluate automat, la fel și cele din marketplace-uri (eMag în acest caz, prin connectorul dedicat pe care l-am dezvoltat), unde sistemul gestionează inclusiv generarea automată a AWB-urilor și integrarea cu serviciile de curierat. Vânzările realizate în magazinul fizic sunt sincronizate prin integrarea cu casa de marcat, astfel încât toate comenzile, indiferent de canal, sunt procesate unitar, fără rupturi de informație.
Financiar-contabil: vizibilitate și conformitate
Zona financiar-contabilă beneficiază, la rândul ei, de un nivel ridicat de automatizare și claritate. SoftOne ERP permite importul automat al extraselor bancare și generarea rapidă a balanțelor contabile, pe baza documentelor existente în sistem. În același timp, soluția asigură suport complet pentru raportările fiscale obligatorii, precum SAF-T, D394, D300 și D390, și este integrată cu sistemele naționale de e-Factura și e-Transport. Rezultatul este o conformitate fiscală simplificată și acces permanent la date financiare corecte și actualizate.
Rezultatele: de la operațiuni fragmentate la un business coerent
După implementarea SoftOne ERP, clientul nostru a făcut trecerea de la procese reactive la un mod de lucru predictibil și scalabil:
- comenzile sunt preluate automat din toate canalele de vânzare;
- livrările sunt mai rapide, cu documente generate automat;
- aprovizionarea este optimizată, pe baza datelor reale;
- stocurile sunt controlate în timp real;
- echipa financiară lucrează cu date actualizate și corecte;
- conformitatea fiscală digitală nu mai este o povară, ci un proces integrat.
În esență, SoftOne ERP a devenit coloana vertebrală a operațiunilor, iar Next iSolutions – partenerul care a transformat tehnologia într-un avantaj competitiv real. Este un caz care ne arată că tehnologia potrivita a făcut diferența. La acest client nu ar fi funcționat orice ERP ci unul matur ca SoftOne, cu funcționalități bine definite pentru automatizarea operațiunilor pe lanțul comandă-livrare.